ТЗ

После авторизации пользователи формируют запросы на ремонт оборудования, контролируют выполнение заявок. Администраторы сервиса обслуживают очередь поступивших сообщений, отчеты по выполненным работам. Для формирования заявки клиент отправляет администраторам:

  1. Категорию (срочность)
  2. Сведения о поставленном на обслуживание (копию строки выгрузки)
  3. Описание проблемы.

В одной заявке можно указать только одну поставленную на обслуживание единицу оборудования. После получения почтовой формы администратор формирует наряд-задание инженеру соответствующей специализации (тикет). Таблица обслуживаемого выгружает список сведений по поисковой строке, нажатие на заголовок столбца упорядочивает выгрузку соответственно нажатому. Реверс сортировки по произвольному столбцу выдаётся повторным нажатием любого атрибута 1-й строки таблицы.  

Таблица обслуживаемого содержит найденное по логину авторизации:
  • ID строки поставленного на обслуживание
  • Модель оборудования или ПО
  • Тип оборудования (01, 02..04)
  • _СOУН ИФНС дислокации
  • Учётное имя
  • Индивидуальный сервисный номер
  • Серийный номер производителя и (или) инвентарный номер продукта

Если вы изменили значение «Показать 5 записей» для отображения этих заголовков под таблицей нажмите Следующая или Предыдущая. Если подчёркнутое неактивно значит по содержимому поля  «Поиск:»  следующих или предыдущих страниц записей не найдено, верните прежнее значение.

Список заказчиков работ

Заказчику может быть создано несколько логинов для его представителей, для пользования системой. Одному логину может соответствовать несколько дислокаций оборудования, взятого на обслуживание (адрес головного офиса и адреса подразделений этого филиала — ТОРМов). Исходные сведения:

  • Документ-основание для сотрудничества (Госконтракт, Договор и т. п.)
  • Акт приема –передачи оборудования
    Акт приема –передачи оборудованият-2018

    IDМодельСOУНТипУчётное имяИС №SN (№инв)
    ______ЗАЛОГИНЬТЕСЬ!
    План-график РПР
     

    План регламентов профилактических работ-2018
    Название Заказчика (территориального органа Заказчика)Офискод СОУНФактический адрес Заказчика (территориального органа заказчика)дата проведения РПРЦО ТОРМ
    __ЗАЛОГИНЬТЕСЬ!____
    Подменный фонд
    Подменный фонд
    ОкругТип оборудованияИСНМесто нахождения оборудования (Подрядчик/заказчик, с указанием точного адреса)
    __ЗАЛОГИНЬТЕСЬ!

Неактуальные данные удалять разрешено.

Обслуживание
Администратору доступен любой документ. Для каждого заказчика доступны:

  • Реестр сервисных листов
  • Реестр заявок (пример в Приложении №7)
  • План-график РПР (см. Приложение №4 План-график РПР).

Документы формируются за квартал (выбор, за какой) или за год (выбор года). Параметры Заказчика:

  • Название
  • Документ-основание для работы (текстовое поле с указанием названия и даты текущего документа, для вставки в Сервисные листы, например Госконтракт №.. от 05.04.2014, или Договор №… от …)
  • Логины (перечень пользователей, работающих от имени данного Заказчика)
  • Документы (формы выгрузки)

Добавление клиентов 

Регистрация пользователей — функция администратора сервиса, создание учетных записей в административном интерфейсе. Администратор заполняет поля:

  • Логин
  • Пароль
  • Имя (например, 6499 — новое окно ФНС РФ в Саратове)
  • Контакты (ФИО ответственного, Телефон ответственного, Е-mail) можно редактировать пользователям.

Имя организации начинается с заголовка кода подразделения (уникальные 4 цифры СОУН), редактировать который НЕЛЬЗЯ. Адрес нахождения оборудования (можно будет редактировать): населенный пункт, улица, дом.

Категории обслуживаемых единиц

В формах шаблонов заявок должен отображаться список техники и ПО, стоящего на обслуживании, в привязке к каждому подразделению. Возможности редактирования списков оборудования есть только у администраторов. Для каждого подразделения оборудование отсортировано по категориям:

  1. СТК (система телекоммуникаций) — код 01
  2. СВТ (средства вычислительной техники) — код 02
  3. КМТ (копировально-множительная техника) — код 04

Даты планового ТО (даты РПР) администратор может добавлять сразу при закреплении оборудования за пользователем или позже. Администратор может редактировать даты РПР. Даты начала и окончания работ нужно задавать для каждой категории оборудования для каждого адреса пользователя. Они одинаковые для всего перечня оборудования в одной категории по одному адресу.

Типы оборудования, входящие в каждую из категорий (СТК, СВТ, КМТ), и соответствующие им категории критичности заявок, см. в Приложении 1.

Пользователь через инструмент отправки может выбрать категорию критичности выполнения заявки только из доступных для выбранного типа оборудования. Администратор в последствии сможет это поле отредактировать при необходимости и выбрать любую категорию критичности, даже недоступную для пользователя.

Параметры оборудования

ID Тип оборудования Наименование модели  Сервисный номер Серийный номер  производителя Инвентарный номер 
1 КМА ф. А3/А4 цифровой малой производительности MB 2212 111876308 0552295 18200053

 Инструмент списков

Применяется для построения списка заявок, поданных ранее. После как заявка принята в работу  администратор может изменить её статус непосредственно из этого инструмента. Имеет группу фильтров, позволяет упорядочить выгрузку по любому полю.

Статусы заявки:

  • Не присвоен (административный шаблон запроса),
  • Обслуживается (администратор подтвердил, что принял заявку к исполнению),
  • Закрыта (работы выполнены),
  • Просрочена (работы не выполнены, ожидаемая дата закрытия заявки уже прошла)
  • Продлена — плановая дата закрытия перенесена, указать причину (как правило, это заказ зип)

Редактируемые параметры заявки:

  • Номер заявки (о формировании номера см.ниже)
  • Модель, описание неисправности или таблица приложения РПР
    Заказчик работ (его номер)
  • Дата начала работ
  • Плановая дата окончания работ (в открытой заявке) или
    дата окончания (закрытия) заявки (=дата закрытия наряда) — фактическая дата окончания работ
  • ФИО исполнителя работ
  • Вид услуги — один из двух вариантов:
  1. Восстановление неисправности оборудования (если заявку создал пользователь) или
  2. Регламентно-профилактические работы (РПР) (проводятся в соответствии с план-графиком).

Администратор может редактировать любой параметр заявки на любом из этапов работ.

РПР (регламентно-профилактические работы)

Предоставимы по структурным подразделениям, раскрывающимся списком. Внутри каждого информация сгруппирована по категориям оборудования (01, 02, 04), имеющимся в данном подразделении. Для каждой категории есть плановые дата начала и дата окончания РПР. Таких дат может быть несколько для каждой категории в текущем году. Предоставлять желательно с упрядочиванием по дате, от меньшего к большему. Пример в Приложении №4.

Перечень РПР можно рассматривать как заявки на РПР (шаблон еще не в работе). За 10 дней до даты начала работ такая заявка должна появится в очереди заявок на исполнение в административном интерфейсе. Администратор берет заявку в работу (меняет ее статус). Новый статус должен быть видимым пользователю.

Отличие обычной заявки от заявки РПР в том, что в обычной указывается только один продукт, а в РПР все оборудование конкретного подразделения из одной выбранной категории (01, 02 или 04). Весь этот перечень оборудования при закрытии заявки отразится в приложении к сервисному листу на РПР.

Заявке необходимо присвоить номер по следующему алгоритму:

ХХХХ  ХХ X(три нуля; код подразделения, например 6350; код по категориям оборудования 01, 02, 03 или 04) и порядковый номер заявки (иначе заявки, поданые одной ИФНС несколько раз будут под одним номером). По регламентно-профилактическим работам в конце номера дописать РПР.

Пример:

6350 041- согласно такому номеру понятно, что работы по ремонту КМТ проведены на объекте 6350 (МИФНС №4 по Самаре) и это первая заявка Заказчика
6350 041РПР – согласно такому номеру понятно, что это регламентно-профилактические работы по оборудованию КМТ на объекте 6350 (МИФНС №4 по Самаре).

Информация для расчета плановой даты и времени окончания работ в Приложении №3. Время в рабочих часах. Выходные не учитываем. Выходные автоматически переносятся (продлевается срок заявки). Админ может подать заявку от имени пользователя.

Обслуживание заявки.

Администратор видит в интерфейсе новые заявки. Подтверждает принятие заявки к работе. ПоляеДата — Время принятия заявки (наряда) заполняется автоматически текущей датой и текущем временем, но эти поля можно отредактировать.

После подтверждения администратором принятия заявки формируется плановая дата завершения работ. В инструменте меняется статус заявки, там же появляется плановая дата завершения работ.

Закрытие заявки означает заполнение следующих полей:

  • Дата начала работ
  • Дата окончания работ
  • Перечень оказанных услуг (текст)
  • Перечень произведенных замен оборудования и комплектующих (текст)
  • Результаты оказания услуг и замечания со стороны Получателя услуг (текст).

Нужно уведомить администратора о том, что приближается плановый срок закрытия по какой-то заявке по электронной почте за 2 суток до окончания срока закрытия заявки, также она меняет цвет на красный в системе управления в очереди заявок. В момент закрытия заявки формируется сервисный лист. Дата сервисного листа  = дате окончания работ.

Сервисный лист (см. Приложение №2 Пример сервисного листа) содержит:

  • Исполнитель
  • Клиент, СОУН (например, 6400)
  • SLA (приоритетность работ)
  • Ответственное лицо со стороны Заказчика
  • Ответственное лицо со стороны Исполнителя
  • Основание Заявки (номер Госконтракта, дата подписания)
  • Перечень оказанных услуг (текст)
  • Перечень произведенных замен оборудования и комплектующих (текст)
  • Результаты оказания услуг и замечания со стороны Получателя услуг.

Приложение к сервисному листу РПР (перечень обслуженного) содержит:

  • ID заголовков строк
  • Модели
  • Сервис-группы (типы оборудования или ПО)
  • Индивидуальные сервисные номера
  • Серийные номера производителя и(или) инвентарные

 

Очередь заявок

РПР-ры обрабатываются инструментом списков как запланированные заранее работы. По окончании работ Администратор закрывает заявку (наряд на выполнение работ) и оформляет сервисный лист (выгружается в Word).

 Добавление оборудования

Заложить ограничения на выбор критичности выполнения заявки в зависимости от вида оборудования. Информация в Приложении №2.

Даты планового ТО (даты РПР) администратор может добавлять сразу при закреплении оборудования за пользователем или позже. Администратор может редактировать даты РПР. Даты начала и окончания работ нужно задавать для каждой категории оборудования для каждого адреса пользователя. Они одинаковые для всего перечня оборудования в одной категории по одному адресу.

Заявки по план-графику 

При формировании документа администратор указывает Заказчика и перечень, про какие структурные подразделения нужно включить в документ. Сервисные листы делаются отдельно по каждому структурному подразделению (по каждому адресу нахождения оборудования)  и отдельно по классификатору (СВТ, КМТ, СТК)

Статистика по заявкам за период:

  • Количественные, общие, по подразделениям (инструмент списков)
  • По месяцам, категориям или статусам (общедоступные виджеты)
  • Файл открытых/выполненных заявок (экспорт инструмента списков, не все поля общедоступны)
  • По заказчику или пользователю (общедоступные поисковые метки)

Заявка на плановое ТО формируется за 10 дней до плановой даты начала работ, доступны в таблице инструмента списков и выгрузках архивов.


Список используемых сокращений и обозначений:

  • СТК – система телекоммуникаций.
  • КМТ – копировально-множительная техника.
  • СВТ – средства вычислительной техники.
  • ЛВС – локальная вычислительная сеть.
  • РПР – регламентно-профилактические работы.
  • СТО – системно-техническое обслуживание.
  • ТОРМ – территориально обособленные рабочие места.
  • Системы ФНС России — системы СВТ, ЛВС, СТК и КМТ УФНС России по Саратовской области и подчиненных налоговых органов.
  • Экспорт – выгрузки в tickets-list.xml (кнопкой в инструменте списков). Макросы бухгалтерии не выгружаются, печать пакетов сервисных листов ограничена.
  • ТКУ – телекоммуникационный узел, включающий в себя оборудование и программное обеспечение. В предыдущем релайзе описано как СТК.
  • Тикет (a ticket) — подотчётный элемент очереди обслуживания.
Категории
Архивы
Заявки
За подотчётный период:
  • Заявок создано: 122
  • Ремонтов закрыто: 40