Администратору доступен любой документ. Для каждого заказчика доступны:
- Реестр сервисных листов
- Реестр заявок (пример в Приложении №7)
- План-график РПР (см. Приложение №4 План-график РПР).
Документы формируются за квартал (выбор, за какой) или за год (выбор года). Параметры Заказчика:
- Название
- Документ-основание для работы (текстовое поле с указанием названия и даты текущего документа, для вставки в Сервисные листы, например Госконтракт №.. от 05.04.2014, или Договор №… от …)
- Логины (перечень пользователей, работающих от имени данного Заказчика)
- Документы (формы выгрузки)
Добавление клиентов
Регистрация пользователей — функция администратора сервиса, создание учетных записей в административном интерфейсе. Администратор заполняет поля:
- Логин
- Пароль
- Имя (например, 6499 — новое окно ФНС РФ в Саратове)
- Контакты (ФИО ответственного, Телефон ответственного, Е-mail) можно редактировать пользователям.
Имя организации начинается с заголовка кода подразделения (уникальные 4 цифры СОУН), редактировать который НЕЛЬЗЯ. Адрес нахождения оборудования (можно будет редактировать): населенный пункт, улица, дом.
Категории обслуживаемых единиц
В формах шаблонов заявок должен отображаться список техники и ПО, стоящего на обслуживании, в привязке к каждому подразделению. Возможности редактирования списков оборудования есть только у администраторов. Для каждого подразделения оборудование отсортировано по категориям:
- СТК (система телекоммуникаций) — код 01
- СВТ (средства вычислительной техники) — код 02
- КМТ (копировально-множительная техника) — код 04
Даты планового ТО (даты РПР) администратор может добавлять сразу при закреплении оборудования за пользователем или позже. Администратор может редактировать даты РПР. Даты начала и окончания работ нужно задавать для каждой категории оборудования для каждого адреса пользователя. Они одинаковые для всего перечня оборудования в одной категории по одному адресу.
Типы оборудования, входящие в каждую из категорий (СТК, СВТ, КМТ), и соответствующие им категории критичности заявок, см. в Приложении 1.
Пользователь через инструмент отправки может выбрать категорию критичности выполнения заявки только из доступных для выбранного типа оборудования. Администратор в последствии сможет это поле отредактировать при необходимости и выбрать любую категорию критичности, даже недоступную для пользователя.
Параметры оборудования
| ID |
Тип оборудования |
Наименование модели |
Сервисный номер |
Серийный номер производителя |
Инвентарный номер |
| 1 |
КМА ф. А3/А4 цифровой малой производительности |
MB 2212 |
111876308 |
0552295 |
18200053 |
Инструмент списков
Применяется для построения списка заявок, поданных ранее. После как заявка принята в работу администратор может изменить её статус непосредственно из этого инструмента. Имеет группу фильтров, позволяет упорядочить выгрузку по любому полю.
Статусы заявки:
- Не присвоен (административный шаблон запроса),
- Обслуживается (администратор подтвердил, что принял заявку к исполнению),
- Закрыта (работы выполнены),
- Просрочена (работы не выполнены, ожидаемая дата закрытия заявки уже прошла)
- Продлена — плановая дата закрытия перенесена, указать причину (как правило, это заказ зип)
Редактируемые параметры заявки:
- Номер заявки (о формировании номера см.ниже)
- Модель, описание неисправности или таблица приложения РПР
Заказчик работ (его номер)
- Дата начала работ
- Плановая дата окончания работ (в открытой заявке) или
дата окончания (закрытия) заявки (=дата закрытия наряда) — фактическая дата окончания работ
- ФИО исполнителя работ
- Вид услуги — один из двух вариантов:
- Восстановление неисправности оборудования (если заявку создал пользователь) или
- Регламентно-профилактические работы (РПР) (проводятся в соответствии с план-графиком).
Администратор может редактировать любой параметр заявки на любом из этапов работ.
РПР (регламентно-профилактические работы)
Предоставимы по структурным подразделениям, раскрывающимся списком. Внутри каждого информация сгруппирована по категориям оборудования (01, 02, 04), имеющимся в данном подразделении. Для каждой категории есть плановые дата начала и дата окончания РПР. Таких дат может быть несколько для каждой категории в текущем году. Предоставлять желательно с упрядочиванием по дате, от меньшего к большему. Пример в Приложении №4.
Перечень РПР можно рассматривать как заявки на РПР (шаблон еще не в работе). За 10 дней до даты начала работ такая заявка должна появится в очереди заявок на исполнение в административном интерфейсе. Администратор берет заявку в работу (меняет ее статус). Новый статус должен быть видимым пользователю.
Отличие обычной заявки от заявки РПР в том, что в обычной указывается только один продукт, а в РПР все оборудование конкретного подразделения из одной выбранной категории (01, 02 или 04). Весь этот перечень оборудования при закрытии заявки отразится в приложении к сервисному листу на РПР.
Заявке необходимо присвоить номер по следующему алгоритму:
ХХХХ ХХ X(три нуля; код подразделения, например 6350; код по категориям оборудования 01, 02, 03 или 04) и порядковый номер заявки (иначе заявки, поданые одной ИФНС несколько раз будут под одним номером). По регламентно-профилактическим работам в конце номера дописать РПР.
Пример:
№ 6350 041- согласно такому номеру понятно, что работы по ремонту КМТ проведены на объекте 6350 (МИФНС №4 по Самаре) и это первая заявка Заказчика
№ 6350 041РПР – согласно такому номеру понятно, что это регламентно-профилактические работы по оборудованию КМТ на объекте 6350 (МИФНС №4 по Самаре).
Информация для расчета плановой даты и времени окончания работ в Приложении №3. Время в рабочих часах. Выходные не учитываем. Выходные автоматически переносятся (продлевается срок заявки). Админ может подать заявку от имени пользователя.
Обслуживание заявки.
Администратор видит в интерфейсе новые заявки. Подтверждает принятие заявки к работе. ПоляеДата — Время принятия заявки (наряда) заполняется автоматически текущей датой и текущем временем, но эти поля можно отредактировать.
После подтверждения администратором принятия заявки формируется плановая дата завершения работ. В инструменте меняется статус заявки, там же появляется плановая дата завершения работ.
Закрытие заявки означает заполнение следующих полей:
- Дата начала работ
- Дата окончания работ
- Перечень оказанных услуг (текст)
- Перечень произведенных замен оборудования и комплектующих (текст)
- Результаты оказания услуг и замечания со стороны Получателя услуг (текст).
Нужно уведомить администратора о том, что приближается плановый срок закрытия по какой-то заявке по электронной почте за 2 суток до окончания срока закрытия заявки, также она меняет цвет на красный в системе управления в очереди заявок. В момент закрытия заявки формируется сервисный лист. Дата сервисного листа = дате окончания работ.
Сервисный лист (см. Приложение №2 Пример сервисного листа) содержит:
- Исполнитель
- Клиент, СОУН (например, 6400)
- SLA (приоритетность работ)
- Ответственное лицо со стороны Заказчика
- Ответственное лицо со стороны Исполнителя
- Основание Заявки (номер Госконтракта, дата подписания)
- Перечень оказанных услуг (текст)
- Перечень произведенных замен оборудования и комплектующих (текст)
- Результаты оказания услуг и замечания со стороны Получателя услуг.
Приложение к сервисному листу РПР (перечень обслуженного) содержит:
- ID заголовков строк
- Модели
- Сервис-группы (типы оборудования или ПО)
- Индивидуальные сервисные номера
- Серийные номера производителя и(или) инвентарные
Очередь заявок
РПР-ры обрабатываются инструментом списков как запланированные заранее работы. По окончании работ Администратор закрывает заявку (наряд на выполнение работ) и оформляет сервисный лист (выгружается в Word).
Добавление оборудования
Заложить ограничения на выбор критичности выполнения заявки в зависимости от вида оборудования. Информация в Приложении №2.
Даты планового ТО (даты РПР) администратор может добавлять сразу при закреплении оборудования за пользователем или позже. Администратор может редактировать даты РПР. Даты начала и окончания работ нужно задавать для каждой категории оборудования для каждого адреса пользователя. Они одинаковые для всего перечня оборудования в одной категории по одному адресу.
Заявки по план-графику
При формировании документа администратор указывает Заказчика и перечень, про какие структурные подразделения нужно включить в документ. Сервисные листы делаются отдельно по каждому структурному подразделению (по каждому адресу нахождения оборудования) и отдельно по классификатору (СВТ, КМТ, СТК)
